Superviseur cellule voyage (F/H)

Vous souhaitez intégrer une association militante et évoluer sur un métier qui a du sens ? Rejoignez-nous ! Lorsque l’on travaille chez Médecins du Monde, on sait pourquoi l’on se lève le matin : de belles causes à défendre, un environnement professionnel convivial, un équilibre vie pro/vie perso et aussi de belles perspectives d’évolution ! La grande variété de nos projets ouvre de nombreuses opportunités de mobilité interne avec un accès à des formations individuelles et collectives, pour accompagner le parcours professionnel de chacun.e.

Vous nous connaissez sans nous connaître : Médecins du Monde, c’est une association médicale militante de solidarité internationale présente dans près de 30 pays et au travers de 15 délégations régionales en France. Nous nous engageons depuis plus de 40 ans à soigner les populations les plus vulnérables et à témoigner des entraves constatées quant à l’accès aux soins. Vous n’êtes pas médecin ? Pas de panique, 84 % des collaborateurs occupent des postes non médicaux.

Nous comptons plus de 500 salarié.e.s de droit français, mais aussi 1700 salarié.e.s sur le terrain à l’international et près de 1600 bénévoles en France. L’engagement citoyen et le bénévolat sont au cœur de notre modèle associatif. Chez Médecins du Monde, bénévoles et salarié.e.s ont un engagement commun : la solidarité. Nous vous proposons d’incarner cette valeur en travaillant à nos côtés !

Description du poste

Sous la supervision directe du Directeur Achats, Logistique & Informatique (DALI), vous pilotez l’activité quotidienne de la cellule voyage, vous garantissez le bon fonctionnement des dispositifs de mobilité (voyages, visas, assurances…), coordonnez les relations avec les prestataires et accompagner les utilisateurs internes, dans le respect des procédures de MdM. Vous encadrez une équipe et impulsez une dynamique de service orientée « clients internes ». 

Vos missions principales sont les suivantes :

Management et coordination d’équipe 

• Animer, encadrer, motiver et accompagner les membres de la cellule voyage 

• Fixer les objectifs individuels et collectifs, suivre les performances

• Organiser la répartition des tâches, superviser les plannings, gérer les congés

• Arbitrage des dispositions à prendre en cas de difficulté, dysfonctionnement et/ou incident

• Développer les compétences de l’équipe (formations, feedbacks réguliers, tutorat)

• Mettre en place des rituels d’équipe (réunions hebdomadaires, bilans mensuels)

• Formaliser les rôles et responsabilités

• Assurer un climat de travail serein, collaboratif et orienté solutions

Pilotage opérationnel de l’activité voyage 

• Veiller à la qualité, à la réactivité et à la conformité des réservations (billets, hôtels, visas, assurances…)

• Contrôler la facturation, les affectations budgétaires et les avances/retours de mission

• Élaborer et mettre à jour les outils (procédures, documents types, guides utilisateurs)

• Définir des engagements de service (SLA) pour les délais et la qualité

• Mettre en place un système de feedback utilisateur (questionnaires post-déplacement)

 Pilotage opérationnel de l’activité voyage 

• Réaliser des tableaux de bord mensuels avec indicateurs  

• Automatiser la collecte de données via les outils de réservation et comptables. (accompagnement par les équipes de la DALI) 

• Proposer des plans d’amélioration basés sur les données et retours utilisateurs

 Gestion des prestataires 

• Suivre les contrats, piloter la performance et organiser les points réguliers

• Identifier les écarts, mettre en œuvre les actions correctives 

• Participer aux appels d’offres en lien avec le service achat 

• Négocier les conditions de service dans le respect du cadre contractuel et éthique de MdM

 Appui aux utilisateurs internes 

• Accompagner les collaborateurs en mission dans la préparation de leurs déplacements 

• Être le point focal des équipes siège et terrain pour toute question liée au voyage

• Diffuser les bonnes pratiques, former les nouveaux arrivants au sein de l’équipe 

• Proposer des outils pédagogiques pour renforcer l’autonomie des demandeurs 

 Suivi budgétaire et conformité 

• Participer à l’élaboration et au suivi du budget annuel de la cellule voyage 

• Assurer la cohérence des imputations comptables et répondre aux audits internes/externes 

• Collaborer étroitement avec la Direction Financière et Juridique (DFJ).