Chef de projet AMOA gestion des temps et des activités (F/H)

Vous souhaitez intégrer une association militante et agir concrètement pour plus de justice sociale ? 

Médecins du Monde agit depuis plus de 40 ans pour soigner les populations les plus vulnérables, dénoncer les entraves à l’accès aux soins et faire évoluer durablement les politiques de santé. 

En France et dans près de 30 pays, nos actions s’articulent autour de six combats politiques : 

• droits et santé sexuels et reproductifs (dont le droit à l’avortement) 

• migration, exil, droits et santé 

• réduction des risques 

• santé environnement 

• droits et système de santé 

• espaces humanitaires 

Contribuez à l’impact humanitaire, depuis le siège 

L’engagement de Médecins du Monde dépasse le terrain. 

Au siège, vous soutenez les projets, accompagnez les équipes et garantissez la qualité des actions menées. 

Pourquoi nous avons besoin de vous :

Dans le cadre de la mise en place de feuilles de temps, vous devrez coordonner la révision du processus existant et le déploiement de la solution en lien avec les départements RH, Opérationnels France et International (DOF et DOI), Financiers, Développement Institutionnel et Informatique. Vous serez responsable de l’harmonisation des procédures, de la traduction des besoins métiers en spécifications fonctionnelles, vous participerez au choix de l’outil et coordonnerez le pilotage du projet depuis la conception jusqu’à la mise en œuvre et au suivi post-déploiement.  

Vos collègues

Ce poste est au sein de la direction des ressources humaines qui est composée de 7 pôles (Recrutement, Opérationnels RH – France/siège et International -, Relations et affaires sociales, Formation, et Vie associative); et vous serez sous la responsabilité directe du/de la directeur.trice des ressources humaines. Vous travaillerez au quotidien avec la chef de projets RH transverses.

Vos missions  

Assistance à maitrise d’ouvrage 

• Analyser l’organisation existante, recueillir, formaliser et prioriser les besoins des équipes métiers et RH 

• Assurer le rôle d’interface entre les équipes métier et technique et faciliter la communication avec le prestataire  

• Ajuster la procédure existante de suivi et de valorisation du temps de travail des salariés siège et terrain 

• Traduire les besoins en spécifications fonctionnelles détaillées et assurer leur suivi auprès des équipes techniques (internes ou externes)  

• Définir le cahier des charges en relation avec les parties prenantes 

• Assurer que le projet répond bien aux besoins métier et alerter en cas d’écart 

• Participer à la définition des KPIs (indicateurs clés de performance) 

Gestion de projet  

• Cadrer le projet au global et par site de déploiement (périmètre, planning, ressources, gouvernance…) en lien avec les acteurs impliqués (métier, missions internationales, prestataire, etc.) 

• Suivre et piloter le projet 

• Garantir le respect des délais et des budgets via un suivi et un reporting régulier : assurer le suivi des tâches, mesurer l’avancement, produire des rapports, etc. 

• Identifier et gérer les risques projets 

• Réaliser la communication interne relative au projet 

• Participer à la conduite du changement : mobilisation des équipes concernées, communication sur le projet pour favoriser l’adhésion, accompagner la mise en place de nouvelles pratiques, identifier et adresser les résistances potentielles au changement en utilisant des stratégies de communication et de gestion adaptées. 

Coordonner le déploiement 

• Veiller à la mise à jour réglementaire en tenant compte des évolutions légales, conventionnelles et internes de chaque pays 

• Assurer la retranscription de la procédure standard par site afin de garantir un processus et un outil stable et uniformisé 

• Définir et suivre la phase de recette fonctionnelle, identification et correction des éventuelles anomalies, et gestion du déploiement d’évolutions 

• Déterminer le plan de formation conjointement avec l’équipe formation et le prestataire, et assurer la pertinence et l’exhaustivité des procédures et guides d’utilisation 

Assurer le suivi post projet et clôturer 

• Assurer un retour d’expérience systématique afin de consolider les pratiques de déploiement d’un site à l’autre 

• Fixer les conditions d’administration de l’outil en lien avec le prestataire, en gérant les incidents, les évolutions et le support  

• Garantir la bonne utilisation des outils par les terrains et au siège 

Autres 

• Fournir les données nécessaires à la bonne réalisation des tableaux de bord ou rapports de suivis