Agent administratif services généraux (H/F)

Paris
France

Vous souhaitez évoluer sur un métier qui a du sens et intégrer une association militante ? Rejoignez-nous ! Lorsque l'on travaille chez Médecins du Monde, on sait pourquoi l’on se lève le matin : de belles causes à défendre, un environnement professionnel convivial, un équilibre vie pro/vie perso et aussi de belles perspectives d'évolution ! La grande variété de nos projets ouvre de nombreuses opportunités de mobilité interne avec un accès à des formations individuelles et collectives, pour accompagner le parcours professionnel de chacun.  

Vous nous connaissez sans nous connaître : Médecins du Monde c’est une association médicale militante de solidarité internationale présente dans plus de 30 pays et 14 régions en France. Nous nous engageons depuis 40 ans à soigner les populations les plus vulnérables et à témoigner des entraves constatées quant à l’accès aux soins. Vous n’êtes pas médecin ? Pas de panique, 75% des collaborateurs occupent des postes non médicaux.  

Nous comptons presque 500 salariés de droit français mais aussi 1300 salariés sur le terrain à l’international et plus de 1500 bénévoles en France. L’engagement citoyen et le bénévolat sont au cœur de notre modèle associatif. Chez Médecins du Monde, bénévoles et salariés ont un engagement commun : la solidarité. Nous vous proposons d’incarner cette valeur en travaillant à nos côtés ! 

Description du poste

Sous la supervision du responsable des services généraux et au sein d'une équipe de 7 personnes, vous assurez la préparation et le suivi des dossiers de services généraux en liaison avec les utilisateurs, les autres services du siège et les prestataires.

Vos responsabilités principales sont les suivantes :

- Analyser les besoins entrants liés à l’organisation d’évènements, à la gestion des réservations de salles en interne ou à l’extérieur

- Constituer, mettre à jour et assurer le suivi des dossiers administratifs traités en lien avec les personnels des missions France et du siège (véhicules et ses annexes, carte essence, téléphonie, baux et ses annexes, défibrillateurs, amiante, coursier…)

- Saisir, contrôler, vérifier les factures et suivre les imputations budgétaires

- Participer à la constitution des demandes d'achats des terrains France et à la transmission à la comptabilité pour règlement

- Répondre aux questions des missions France sur les dossiers gérés

- Assurer le suivi des prestataires sur les dossiers traités (buffets, standard/accueil, ménage/entretien, défibrillateurs, téléphonie, amiante, coursiers…)

- Traiter les courriers, dossiers, documents dans son service (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)

- Suivre les dates d’échéances concernant les dossiers suivis et alerter les interlocuteurs

- Collecter, traiter les informations et réaliser des dossiers/notes de synthèse spécifiques à l’activité du service

- Suivre et centraliser le reporting/budget des dossiers traités et contrôler les allocations des dépenses

- Tenir à jour des tableaux de suivi dans son domaine (suivi budgétaire des frais de réception, etc.)

- Former et accompagner les équipes prestataires (hôtesses d’accueil, etc.)

conditions d'emploi

Salarié
Contrat à durée déterminée
0
3 mois

Poste à pourvoir mi-septembre 2021
Salaire brut mensuel de 2 334 euros
Statut du poste : employé
A partir d’octobre 2021, le siège de Médecins du Monde sera basé à Saint-Denis (Métro Front Populaire).
Équivalent 13ème mois versé en 2 fois – à partir de 6 mois d’ancienneté de travail effectif
Mutuelle (participation à 60% de MdM et 40% du salarié)
22.5 RTT / an
5 semaines de congés payés / an
Tickets restaurant d’une valeur de 8,50 euros (participation à hauteur de 60% de MdM)
Remboursement titre de transport en commun à 50%
Accord de télétravail de 110 jours par an (au minimum 1 jour par semaine en présentiel obligatoire) à partir de 6 mois d’ancienneté et en fonction de l’éligibilité de votre poste au télétravail.
Dans le contexte épidémique actuel, nous proposons à nos équipes des aménagements organisationnels entre télétravail et présentiel qui sont régulièrement mis à jour en fonction de l’évolution de la situation.
Communication orale en vis-à-vis ou par téléphone
Travail sur écran / en open-space
Posture assise
En cette période d’épidémie de Covid-19, nous mettons tout en œuvre pour appliquer les protocoles sanitaires et gestes barrières afin de garantir la sécurité de nos équipes.
Médecins du Monde favorise la formation et la mobilité interne de ses acteurs
Retrouvez les conditions et avantages pour nos postes en France: https://bit.ly/3x5MezL

Profil

Bac+2 assistant.e de direction ou expérience équivalente Capacité à s’exprimer vis-à-vis d’interlocuteurs divers et variés Capacité rédactionnelle Maîtrise du pack office et des outils de communication à distance (webex, audio conférence) Langues : français courant à l'oral comme à l’écrit Vous adhérez aux valeurs et au positionnement militant de Médecins du Monde.

Langue

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Réponse à l'annonce
Aucune candidature ne sera traitée par téléphone.
Médecins du Monde s’engage pour les personnes en situation de handicap et lutte contre toutes les discriminations.
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