Coordinateur logistique (F/H)

Médecins du Monde, association médicale militante de solidarité internationale, s’engage depuis plus de 40 ans à soigner les populations les plus vulnérables ici et là-bas, à témoigner des entraves constatées quant à l’accès aux soins et à obtenir des améliorations durables des politiques de santé pour toutes et tous. 

Association indépendante, Médecins du Monde agit au-delà du soin en dénonçant les atteintes à la dignité et aux droits humains et en se battant pour améliorer la situation des populations précaires. 

En France comme à l’international dans près de 30 pays, nos actions ont pour but de faciliter l’accès au système de santé grâce à nos 6 combats prioritaires :  

• Droits et santé sexuels et reproductifs (DSSR) 

• Migration exil droits et santé 

• Réduction des risques 

• Santé environnement 

• Systèmes de santé 

• Espaces humanitaires

Le contexte

Médecins du Monde France (MdM-F) est en présente Côte d’Ivoire depuis 1980. Actuellement, l’association y mène des activités suivantes : 

A Abidjan :

• Un projet de Réduction des Risques (RdR) auprès des personnes usagères de drogues (PUD) mené depuis 2015. Son objectif général est de contribuer à réduire les taux de mortalité et de morbidité pour les maladies infectieuses (notamment le VIH et la tuberculose) des populations usagères de drogues en Côte d’Ivoire. La troisième phase (2021 – 2023) a permis d’étendre le projet au Grand-Abidjan ainsi qu’à San Pedro, Bouaké et Yamoussoukro.
• Un projet de prévention et de prise en charge des lésions précancéreuses du col de l’utérus à Abidjan depuis 2021.

Dans la région de Bounkani : depuis juillet 2023, l’organisation y mène un projet visant à renforcer le système de santé des districts sanitaires de Téhini et de Doropo.

A San Pedro : 

• Un programme en direction des A/J dans la continuité du précédent dans les Districts sanitaires de San Pedro et Méagui et
• Un programme de dépistage et prise en charge des lésions pré cancéreuses du cancer du col de l’utérus en milieu semi-urbain et rural.

Le poste

Sous la responsabilité de la coordinatrice générale, vous avez pour mission de coordonner et superviser les différents aspects logistiques de la mission, d’animer l’équipe logistique et d’être en appui sur le suivi des procédures de sécurité au niveau de la mission.

Missions

Piloter la coordination logistique de la mission

• Mener les évaluations portant sur les aspects logistiques de la mission ainsi que sur les nouveaux sites d’intervention
• Travailler en lien avec l’équipe de coordination pour définir les objectifs du département logistique et assurer la planification des activités de l’équipe logistique
• Appuyer l’équipe de coordination sur les sujets logistiques dans le cadre de la rédaction des propositions de projets
• Assurer en coordination avec le/la coordinateur.trice administratif.ve, le suivi des procédures logistiques standard de MdM et superviser leur application (procédure d’achat, communication, gestion stock, transport, parc des voitures et équipements etc.) en accord avec les lois du pays et les règlements des bailleurs
• Assurer le bon usage et suivi des outils et moyens logistiques pour une capitalisation au niveau de la mission
• Assurer la communication sur les aspects logistiques avec le/la référent.e logistique basé.e au siège
• Représenter MdM auprès des acteurs externes en charge de la logistique (réseaux, organisations, autorités) et participer aux réunions externes (clusters,) sur demande du/de la coordinateur.trice général.e
• Rédiger les différents rapports demandés : rapport mensuel logistique, rapports bailleurs etc.
• Participer aux réunions Cluster Logistique et toute autre réunion de mutualisation

Encadrer et animer le personnel de son équipe

• Participer aux recrutements des membres de l’équipe logistique
• Participer à la rédaction/révision des profils de poste des personnels logistiques en fonction des évolutions du programme et de la mission
• Participer à l’élaboration des plans d’actions individuels de l’équipe logistique, réaliser des points de suivi périodiques et mettre en œuvre des actions correctrices si nécessaire
• Former et renforcer les capacités techniques de l’équipe logistique
• Réaliser l’évaluation du personnel sous sa supervision (managériale et fonctionnelle) et identifier les besoins de formation : préparer les plans de formation, assurer le renforcement de capacité de l’équipe logistique, et superviser les actions de formations des équipes à partir des besoins identifiés
• Organiser et animer les réunions hebdomadaires de l’équipe logistique
• Effectuer des déplacements ponctuels sur les bases pour garantir un appui et un suivi technique de qualité

Gérer la chaîne d’approvisionnement et la gestion logistique quotidienne

• Planifier les achats de la mission et des livraisons (plan d’achat)
• Appliquer et veiller au respect des procédures d’achat MdM (appel d’offre, contrat cadre, suivi achats ainsi que procédures d’urgence – dérogation)
• Participer à l’accompagnement et à la formation de tous les staffs MdM à la compréhension et l’application de la procédure achat et de ses outils
• Contrôler la constitution et l’archivage des dossiers d’achat complets sur le Share point (intranet MdM) et en format papier.
• Travailler à l’obtention des autorisations d’importation incluant les médicaments
• Anticiper, organiser et suivre les dédouanements des commandes internationales
• Anticiper, organiser et suivre les acheminements depuis la capitale vers les bases
• Participer à l’élaboration et à la mise à jour des listes de fournisseurs, listes de prix, etc.
• Appuyer les bases dans la gestion des locaux, bureaux, maisons et pharmacies (cahier des charges selon les besoins et suivi)
• Analyser et procéder à la veille des marchés

Fournir l’appui logistique aux programmes

• Superviser les activités d’achats et l’approvisionnement logistique/médical des structures appuyées par MdM
• Mener les évaluations portant sur les aspects logistiques de la mission en fonction des besoins
• Assurer le reporting des activités logistiques en rapport avec les questions de la logistique terrain (réhabilitation, construction, entretien et maintenance, transport, communication)
• Appuyer techniquement les équipes logistiques programme sur les réhabilitations nécessaires dans les structures de santé soutenues (gestion des déchets, approvisionnement en eau, assainissement, construction spécifique… etc.)

Assurer la gestion des stocks, de l’entreposage et la gestion des équipements

• Superviser les inventaires mensuels du stock logistique
• Assurer la mise e à jour des états de parc, et équipement
• Appliquer et veiller au respect des procédures de gestion des stocks MdM (entreposage et inventaire)
• Suivre la maintenance régulière et la bonne utilisation des différents équipements : matériel informatique, satellitaire, énergie etc.
• Accompagner et renforcer les capacités du/de la magasinier.ière
• Coordonner l’entretien, le suivi, la réparation des véhicules et générateurs
• Gérer et organiser les déplacements terrain en lien avec les autres départements
• Appliquer et veiller au respect des procédures de gestion du parc motorisé de MdM
• Envoyer mensuellement les suivis consommation carburant au siège
• Gérer l’achat, la location des véhicules et générateurs additionnels si besoin

Contribuer à la gestion de la sécurité

• Appliquer et fait appliquer strictement le plan de sécurité en fonction des risques identifiés, sous la responsabilité du/de la coordinateur.trice général.e. Il/Elle participe à la mise à jour du plan de sécurité
• Garantir le respect du code de conduite, de l’éthique et des principes humanitaires de l’association par ses pratiques et/ou ses équipes
• Assurer la formation et l’information régulière des personnels nationaux impliqués dans la gestion opérationnelle de la sécurité (chauffeurs, gardiens)
• Elaborer, mettre à jour, appliquer et faire appliquer des mesures de sécurité spécifiques de la mission