Assistant de gestion des Services Généraux (F/H)

Vous souhaitez intégrer une association militante et agir concrètement pour plus de justice sociale ? 

Médecins du Monde agit depuis plus de 40 ans pour soigner les populations les plus vulnérables, dénoncer les entraves à l’accès aux soins et faire évoluer durablement les politiques de santé. 

En France et dans près de 30 pays, nos actions s’articulent autour de six combats politiques : 

• droits et santé sexuels et reproductifs (dont le droit à l’avortement) 

• migration, exil, droits et santé 

• réduction des risques 

• santé environnement 

• droits et système de santé 

• espaces humanitaires 

Contribuez à l’impact humanitaire, depuis le siège 

L’engagement de Médecins du Monde dépasse le terrain. 

Au siège, vous soutenez les projets, accompagnez les équipes et garantissez la qualité des actions menées. 

Les services généraux du siège assurent la gestion quotidienne d’un site de grande taille accueillant plusieurs centaines de collaborateur·rice.s et visiteurs. Ils nécessitent une coordination étroite entre les équipes internes, les prestataires externes et les fonctions supports. 

Dans un environnement multi-services et multi-prestataires, les services généraux jouent un rôle clé dans la continuité de l’activité, la qualité de l’environnement de travail et la mise en œuvre opérationnelle des engagements de l’organisation, notamment en matière d’écoresponsabilité. 

Le poste d’assistant de gestion des services généraux s’inscrit dans ce contexte exigeant de structuration et de fiabilisation des pratiques. Il vise à renforcer le suivi administratif, contractuel et opérationnel des prestations et des équipements du site, en lien étroit avec la direction Achats, Logistique et Informatique (DALI) et le/la Responsable des services généraux et écoresponsabilité, afin de répondre aux enjeux liés au fonctionnement d’un site de grande taille, à la diversité des prestations mobilisées et aux exigences croissantes de qualité de service et d’écoresponsabilité. 

Pourquoi nous avons besoin de vous 

Sous la supervision de la responsable des services généraux et écoresponsabilité, vous contribuez au bon fonctionnement opérationnel et administratif des services généraux du siège, en assurant le suivi des achats, des prestations, des équipements et des contrats, dans le respect des procédures internes, sous la responsabilité du/de la Responsable des services généraux et écoresponsabilité, et en lien avec les services compétents de la direction DALI. 

Vos missions  

Suivi administratif, financier et achats des services généraux

• Saisir les demandes d’achats et commandes dans SAP, dans le respect des procédures et circuits de validation
• Participer à la collecte et à l’analyse de devis, en lien avec le service achats
• Assurer la réception administrative des commandes et le suivi des factures fournisseurs
• Vérifier la conformité administrative des dépenses et alerter en cas d’anomalie
• Mettre à jour les outils de suivi nécessaires à l’activité du service

Suivi des prestations et coordination avec les techniciens

• Assurer le suivi administratif et contractuel des prestations externes
• Vérifier, en lien avec les techniciens des services généraux, la cohérence entre les prestations réalisées, les rapports d’intervention et la facturation associée
• Centraliser les rapports d’intervention et documents transmis par les prestataires
• Participer à la préparation et au suivi des visites annuelles et contrôles qualité, en coordination avec les techniciens
• Signaler les dysfonctionnements ou écarts constatés au/à la Responsable des services généraux et écoresponsabilité

Gestion des équipements mutualisés

• Gérer le parc de téléphonie (demandes d’équipements, ouvertures/fermetures de lignes, suivi contractuel et contrôle de la facturation)
• Gérer le parc de copieurs / imprimantes (contrats, consommations, suivi de facturation)
• Vérifier la cohérence des factures et prestations associées
• Proposer des optimisations d’usage ou d’organisation si nécessaire

Appui à la gestion du site et du bâtiment

• Contribuer au suivi administratif des prestations liées à la maintenance du bâtiment
• Appuyer l’organisation des interventions des prestataires,
• Participer à la structuration, à la mise à jour et à l’archivage de la documentation des services généraux (contrats, suivis, procédures)

Appui logistique – restauration et événements

• Appuyer l’organisation et le suivi des prestations de restauration liées aux formations et événements organisés sur site
• Assurer le suivi administratif et la facturation associée, en coordination avec le technicien/assistant des services généraux
• Contribuer à l’amélioration de l’organisation existante, dans le cadre défini par le service

Contribution à l’amélioration continue et à l’écoresponsabilité

• Adopter une posture proactive dans l’identification de dysfonctionnements ou pistes d’amélioration
• Formuler des propositions d’ajustement organisationnel ou opérationnel
• Contribuer à l’intégration des enjeux d’écoresponsabilité dans les pratiques des services généraux, dans le cadre des orientations définies par le/la Responsable des services généraux et écoresponsabilité.

Vos collègues  

Vous intégrerez une équipe dynamique et soudée de 6 personnes.

Ce que vous pouvez attendre de nous  

• Vous aurez l’opportunité de mettre à disposition votre sens du service
• Au travers des missions que vous mènerez, vous découvrirez le fonctionnement d’un siège d’ONG