Acheteur/approvisionneur (F/H)

Vous souhaitez intégrer une association militante et évoluer sur un métier qui a du sens ? Rejoignez-nous ! Lorsque l’on travaille chez Médecins du Monde, on sait pourquoi l’on se lève le matin : de belles causes à défendre, un environnement professionnel convivial, un équilibre vie pro/vie perso et aussi de belles perspectives d’évolution ! La grande variété de nos projets ouvre de nombreuses opportunités de mobilité interne avec un accès à des formations individuelles et collectives, pour accompagner le parcours professionnel de chacun.e.

Vous nous connaissez sans nous connaître : Médecins du Monde, c’est une association médicale militante de solidarité internationale présente dans près de 30 pays et au travers de 15 délégations régionales en France. Nous nous engageons depuis plus de 40 ans à soigner les populations les plus vulnérables et à témoigner des entraves constatées quant à l’accès aux soins. Vous n’êtes pas médecin ? Pas de panique, 84 % des collaborateurs occupent des postes non médicaux.

Nous comptons plus de 500 salarié.e.s de droit français, mais aussi 1700 salarié.e.s sur le terrain à l’international et près de 1600 bénévoles en France. L’engagement citoyen et le bénévolat sont au cœur de notre modèle associatif. Chez Médecins du Monde, bénévoles et salarié.e.s ont un engagement commun : la solidarité. Nous vous proposons d’incarner cette valeur en travaillant à nos côtés !

La Direction Achats, Logistique, Informatique (DALI) couvre lé périmètre suivant: service achats, service logistique, service informatique, services généraux, cellule voyage, écoresponsabilité et protection des données.

Avec la mise en place de son nouvel ERP et avec l’application des nouveaux process achat internes, Médecins du Monde recherche un acheteur pour accompagner l’acheteuse sur la partie services généraux pour le siège et les délégations France. Un travail sera mené conjointement sur l’analyse des achats sur le siège et l’accompagnement des équipes sur les nouvelles procédures d’achat. 

Au sein du service achats et sous la responsabilité de la responsable achats, vous avez pour mission de rechercher, négocier, sélectionner des produits et des fournisseurs en fonction des spécificités techniques, économiques, de qualité et de délai. Vous définissez et suivez les contrats d’achats de fournitures, de produits et de services correspondants. Vous préparez l’inventaire et gérez le stock sur l’ERP. De plus, vous êtes responsable du suivi des relations commerciales des contrats. 

Description du poste

Vos missions principales sont les suivantes :

Suivi de demandes d’achats et d’appels d’offres  

• Réceptionner et traiter les demandes d’achats de biens exprimés par les demandeurs : consultation des fournisseurs, réception des devis, établissement des comparatifs, sélection des produits, négociation des conditions contractuelles et de paiement
• Rechercher des sources d’approvisionnement et mettre à jour le fichier fournisseurs, y compris dans le logiciel dédié
• Elaborer les dossiers de consultations (appels d’offres de contrats cadres (inclus) : rédaction et définition des cahiers des charges en collaboration avec les demandeurs
• Adapter les règles, procédures et normes d’achats aux situations professionnelles rencontrées
• Evaluer les offres fournisseurs en fonction du cahier des charges (nature de la prestation délivrée, compréhension des besoins…) et organisation sélection et dépouillement

Contractualisation de la prestation 

• Négocier et définir très précisément les contrats lorsqu’il s’agit de prestation de service (accueil, maintenance, voyages…): durée de la prestation, moyens mis en place par le prestataire, mode de communication entre l’association et le prestataire (fréquence du reporting), valeur ajoutée finale pour l’entreprise… 
• Négocier avec les fournisseurs sur les coûts globaux, les délais de paiement, la mise en place ou non d’accords-cadres… 
• Rédiger et faire valider par le service juridique la bonne formalisation contractuelle de la prestation ou de l’achat

Suivi et contrôle des fournisseurs et prestataires 

• Préparer l’intervention et l’intégration des prestataires : communication auprès des services ou directions concernés, respect des règles de sécurité, … 
• Revoir les contrats cadres existants (interprétariat, photocopieurs…) : négociation avec les fournisseurs et les prestataires, proposition d’avenants, proposition de stratégies de résiliation ou d’aménagement des contrats existants 
• Vérifier régulièrement le respect des engagements contractuels (fournitures livrées, prestations effectuées…), assure le suivi des commandes dans notre ERP
• Assurer également le suivi administratif des contrats (émission des factures et bordereaux nécessaires, suivi des factures, approbation des réceptions…) et le règlement des litiges, en lien si besoin avec le service juridique
• Évaluer la satisfaction des utilisateurs par rapport à la réalisation de la prestation
• Etablir un tableau de bord avec des indicateurs de mesure des gains financiers réalisés et de satisfaction des services en matière de services généraux.