Chef de projet feuilles de temps / coûts complets – programmes internationaux (terrain et siège) (F/H)

Saint-Denis, France
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Travailler avec Médecins du Monde

Vous souhaitez évoluer sur un métier qui a du sens et intégrer une association militante ? Rejoignez-nous ! Lorsque l’on travaille chez Médecins du Monde, on sait pourquoi l’on se lève le matin : de belles causes à défendre, un environnement professionnel convivial, un équilibre vie pro/vie perso et aussi de belles perspectives d’évolution ! La grande variété de nos projets ouvre de nombreuses opportunités de mobilité interne avec un accès à des formations individuelles et collectives, pour accompagner le parcours professionnel de chacun.  

Vous nous connaissez sans nous connaître : Médecins du Monde c’est une association médicale militante de solidarité internationale présente dans près de 30 pays et 15 régions en France. Nous nous engageons depuis plus de 40 ans à soigner les populations les plus vulnérables et à témoigner des entraves constatées quant à l’accès aux soins. Vous n’êtes pas médecin ? Pas de panique, 75% des collaborateurs occupent des postes non médicaux.  

Nous comptons presque 500 salariés de droit français mais aussi 1400 salariés sur le terrain à l’international et plus de 1500 bénévoles en France. L’engagement citoyen et le bénévolat sont au cœur de notre modèle associatif. Chez Médecins du Monde, bénévoles et salariés ont un engagement commun : la solidarité. Nous vous proposons d’incarner cette valeur en travaillant à nos côtés ! 

De plus en plus de bailleurs de fonds internationaux imposent d’avoir accès à des feuilles de temps du personnel comme moyen de justification, lors des audits, que le temps alloué au projet qu’ils financent correspond bien à la part du poste qu’ils financent. En 2021, près de 35 contrats bailleurs signés par MdM sont concernés par cette exigence, et aucun système uniformisé de mise en œuvre de cette nouvelle contrainte n’est encore défini dans l’association. Chaque équipe concernée a défini son propre système de suivi.

Par ailleurs, MdM a défini une politique de coûts complets, qui vise à mieux rendre visibles et ainsi mieux faire couvrir l’ensemble des coûts d’un projet, et non uniquement les coûts directs, par les différents contributeurs. Cette politique, pour l’instant théorique, a besoin d’être chiffrée plus précisément à partir de notre comptabilité.

Cette politique de coûts complets et l’exigence de feuilles de temps requestionne l’ensemble de nos processus concernant les coûts partagés, et notre pilotage des budgets opérationnels.

A un niveau structurel, MdM est en train de se doter de plusieurs ERP (progiciel de gestion intégrée), dont un ERP en finances/achats qui va être testé puis déployé en 2022-2023.

Description du poste

Sous la supervision du responsable du département du développement institutionnel, vous avez pour mission d’assurer la mise en œuvre des feuilles de temps et de traiter les informations financières des opérations internationales.

Vous avez un lien fonctionnel avec la cheffe de projet stratégie de financement pour la partie coûts complets et vous travaillez en collaboration avec la coordinatrice des audits externes ainsi qu’avec les équipes du contrôle de gestion, de l’administration RH et du service de transformation de l’association Horizon 2025.

Vos missions principales sont les suivantes :

Projet feuilles de temps 

  • Proposer des solutions de mise en œuvre des feuilles de temps sur les contrats de financement en cours, y inclus les mécanismes de rétroactivité, évaluer les risques associés, animer la réflexion avec les directions concernées
  • Elaborer un mécanisme de mise en œuvre et de suivi des feuilles de temps au siège pour les postes concernés à court terme
  • Coordonner la mise en œuvre des feuilles de temps sur les terrains concernés
  • Uniformiser les outils et les process déjà mis en place par les terrains
  • Soutenir le déploiement des solutions choisies auprès des équipes concernées
  • Proposer un cahier des charges pour la définition et la mise en œuvre d’un système de feuilles de temps pérenne (ressources, calendrier, outils, procédures, formation des équipes, déploiement et accompagnement)
  • Articuler la réflexion avec les autres chantiers de transformation en cours ou à venir (ERP SAP, SIRH)
  • Faire des recommandations aux différentes directions au fur et à mesure de l’avancement du projet
  • Assurer la représentation de Médecins du Monde dans divers collectifs, faciliter le partage d’expériences

Projet coûts complets

  • Produire une matrice en coordination avec le contrôle de gestion et les ressources humaines, analyser les coûts au regard de la politique de coûts complets
  • Réaliser des simulations chiffrées à partir des écritures comptables des opérations internationales de 2021 et 2022
  • Faire des propositions de chiffrage moyen par catégorie de coûts
  • Faire des propositions d’ajustement de la politique des coûts complets et des recommandations en matière d’objectifs à atteindre.

Vos conditions d'emploi

Contrat à durée déterminée

12 mois

Salarié

Poste à pourvoir à compter du 15 juin 2022
Salaire brut mensuel de 3 089 euros
Statut du poste : cadre
Équivalent 13ème mois versé en 2 fois – à partir de 6 mois d’ancienneté de travail effectif
Mutuelle (participation à 60% de MdM et 40% du salarié)
22.5 RTT / an
5 semaines de congés payés / an
Tickets restaurant d’une valeur de 9,00 euros (participation à hauteur de 60% de MdM)
Remboursement titre de transport en commun à 50%
Accord de télétravail de 110 jours par an (au minimum 1 jour par semaine en présentiel obligatoire) en fonction de l’éligibilité de votre poste au télétravail.
Communication orale en vis-à-vis ou par téléphone
Travail sur écran / en open-space
Posture assise
En cette période d’épidémie de Covid-19, nous mettons tout en œuvre pour appliquer les protocoles sanitaires et gestes barrières afin de garantir la sécurité de nos équipes.
Médecins du Monde favorise la formation et la mobilité interne de ses acteurs.
Retrouvez les conditions et avantages pour nos postes en France: https://bit.ly/3x5MezL

Votre profil

Formation initiale en gestion financière ou gestion de projet
Expérience dans la mise en place de systèmes de feuilles de temps et d’analyse de coûts
Expérience de terrain à l’international sur un poste de coordination administrative (incluant RH et finances)
Expérience au siège d’une ONG dans la mise en place de procédures internes fortement recommandée
Goût pour le travail en équipe
Pragmatisme
Diplomatie
Sens de la formation
Maitrise d’Excel et de la suite Microsoft
Connaissance de Saga et SAP ou autre système ERP
appréciée
Langues : français et anglais courants à l’écrit comme à l’oral indispensables
Vous adhérez aux valeurs et au positionnement militant de Médecins du Monde.

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Médecins du Monde s’engage pour les personnes en situation de handicap et lutte contre toutes les discriminations.

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