Chef de projet déménagement (H/F)

Paris
France

Vous souhaitez évoluer sur un métier qui a du sens et intégrer une association militante ? Rejoignez-nous ! Lorsque l'on travaille chez Médecins du Monde, on sait pourquoi l’on se lève le matin : de belles causes à défendre, un environnement professionnel convivial, un équilibre vie pro/vie perso et aussi de belles perspectives d'évolution ! La grande variété de nos projets ouvre de nombreuses opportunités de mobilité interne avec un accès à des formations individuelles et collectives, pour accompagner le parcours professionnel de chacun.  

Vous nous connaissez sans nous connaître : Médecins du Monde c’est une association médicale militante de solidarité internationale présente dans plus de 30 pays et 14 régions en France. Nous nous engageons depuis 40 ans à soigner les populations les plus vulnérables et à témoigner des entraves constatées quant à l’accès aux soins. Vous n’êtes pas médecin ? Pas de panique, 75% des collaborateurs occupent des postes non médicaux.  

Nous comptons presque 500 salariés de droit français mais aussi 1300 salariés sur le terrain à l’international et plus de 1500 bénévoles en France. L’engagement citoyen et le bénévolat sont au cœur de notre modèle associatif. Chez Médecins du Monde, bénévoles et salariés ont un engagement commun : la solidarité. Nous vous proposons d’incarner cette valeur en travaillant à nos côtés ! 

Le déménagement du siège de Médecins du Monde est prévu pour fin septembre 2021, entre Paris 18eme et Saint-Denis.

Job description

Sous la supervision du directeur général, vous avez pour mission d’assurer le pilotage et la mise en œuvre de l’ensemble des actions nécessaires pour procéder à un déménagement fluide et cadencé de toutes les équipes du siège social de Médecins du Monde.

Vous devez détecter les dysfonctionnements, identifier les risques et proposer les ajustements nécessaires, gérer les imprévus au jour le jour et fluidifier les interventions en faisant le relais entre les différent∙e∙s acteur∙rice∙s. 

Vous garantissez la diffusion de la documentation et de l’information sur le déménagement et êtes le point focal de la gestion avec les partenaires et prestataires du déménagement.

Vos responsabilités principales sont les suivantes :

Pilotage et animation du comité de pilotage "Déménagement"
- Coordonner le comité de pilotage déménagement (composé de la directrice des ressources humaines, du directeur de la communication et de deux membres du conseil d'administration), le prestataire en charge du projet immobilier, le promoteur et les intervenants des différentes directions
- Assurer le relais entre le comité de pilotage, le directeur général et le président pour s’assurer du bon déroulement du processus décisionnel

Réception du bâtiment livré par le promoteur
- Procéder à la réception du bâtiment en lien avec le prestataire en charge du projet immobilier puis s’assurer de la levée des réserves
- Faire procéder aux règlements des échéances contractuelles
- Remplir la demande d’exonération de taxe foncière dans les délais requis et l’adresser aux services fiscaux
- Vérifier la contractualisation par le promoteur des assurances nécessaires et vérifier la mise à jour des assurances propres à MdM si besoin
- Se faire remettre le dossier complet des travaux

Suivi des travaux d'aménagement réalisés par le promoteur
- S’assurer du respect du planning et des coûts par le promoteur et alerter la DG en cas de problème en proposant les ajustements nécessaires
- Vérifier que les entreprises choisies par le promoteur respectent les obligations contractuelles
- Vérifier la conformité des travaux effectués aux normes règlementaires en lien avec le bureau de contrôle
- Garantir le respect des besoins utilisateurs validés par le comité de pilotage et assurer le lien entre l'assistance maîtrise d'ouvrage et les utilisateurs
- Procéder à la réception des travaux effectués puis s’assurer de la levée des réserves
- Faire procéder aux règlements des échéances contractuelles

Suivi des travaux et des prestations à réaliser par MdM en direct
- S’assurer du dépôt des permis de construire modificatifs
- Effectuer les modifications de destination des locaux
- Participer à la rédaction et à la validation des spécifications liées à la sécurité, à l’informatique et aux postes de travail
- S’assurer du respect par les services généraux et le service informatique du rétroplanning établi 
- Veiller à l’archivage adéquat des documents papier entreposés au siège
- En lien avec les services généraux et le service informatique, suivre les appels d’offre portant sur les travaux et prestations ne relevant pas du scope du contractant général, participer à leur dépouillement et à la contractualisation avec les prestataires
- S’assurer du respect des coûts et des délais par les différents prestataires, alerter la direction générale en cas de problème et proposer les ajustements nécessaires
- Vérifier la mise en place des contrats liés au nouveau bâtiment
- Veiller au bon déroulement des démarches à effectuer auprès des administrations locales

Coordination des opérations post déménagement
- Coordonner les ajustements à opérer une fois sur place et s’assurer qu’ils sont faits de façon équitable et dans le respect des règles définies par les instances MdM
- Coordonner la définition des règles de fonctionnement interne en lien avec la direction des ressources humaines et les instances représentatives du personnel
- Coordonner la mise en place de panneaux solaires sur le toit d'un des bâtiments

Lien avec le propriétaire du bâtiment rue Marcadet
- Contrôler la facturation des loyers et leur conformité aux éléments contractuels
- Répondre aux demandes du propriétaire en s’assurant de leur conformité au bail signé
- S’assurer de la libération du bâtiment conformément au contrat de vente

employment condition

Salarié
Contrat à durée déterminée
0
-

Poste à pourvoir dès que possible et jusqu'au 31/12/2021
Salaire brut mensuel de 3 412 euro
Statut du poste : cadre
A partir de septembre 2021, le siège de Médecins du Monde sera basé à Saint-Denis (Métro Front Populaire).
Équivalent 13ème mois versé en 2 fois – à partir de 6 mois d’ancienneté de travail effectif
Mutuelle (participation à 60% de MdM et 40% du salarié)
22.5 RTT / an
5 semaines de congés payés / an
Tickets restaurant d’une valeur de 8,50 euros (participation à hauteur de 60% de MdM)
Remboursement titre de transport en commun à 50%
Dans le contexte épidémique actuel, nous proposons à nos équipes des aménagements organisationnels entre télétravail et présentiel qui sont régulièrement mis à jour en fonction de l’évolution de la situation.
Communication orale en vis-à-vis ou par téléphone
Travail sur écran / en open-space
Posture assise
En cette période d’épidémie de Covid-19, nous mettons tout en œuvre pour appliquer les protocoles sanitaires et gestes barrières afin de garantir la sécurité de nos équipes.
Médecins du Monde favorise la formation et la mobilité interne de ses acteurs

Profile

Formation supérieure de type ingénieur ou équivalent en conduction de travaux Compétences en technique du bâtiment (TCE) Expérience de gestion de projets de type moyens généraux Expérience de pilotage d’un projet de déménagement intégrant les différentes composantes (téléphonie, réseau, poste de travail, organisation…) Capacité à être opérationnel.le rapidement, à respecter des échéances, à gérer les aspects contractuels, à être l'interface d'interlocuteur.rice.s varié.e.s (internes et externes) et à trouver des solutions dans un contexte de planning très contraint Maitrise du Pack Office Langues : français courant à l'écrit comme à l'oral indispensable Vous adhérez aux valeurs et au positionnement militant de Médecins du Monde.

Language

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Answer to the job
No application will be processed by telephone
Doctors of the World is committed to people with disabilities and fights all forms of discrimination
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